N’hi ha prou a conservar 4 anys la documentació comptable i fiscal?

A efectes fiscals la norma obliga a conservar els llibres registre, factures, suports documentals, programes, arxius informàtics i qualsevol altre document o justificant  durant un període de 4 anys, des del dia que acaba el termini voluntari de presentació  de la corresponent declaració  (la renda el 30 de juny, l’iva del 4rt Trimestre  el 30 de gener, ….) però a efectes mercantils segons el Codi de Comerç  els llibres i justificants s’han de conserva durant 6 anys, a partir dels últims moviments comptables de l’any.

Hi ha però dos excepcions importants i comuns:

1. S’han de conservar les factures de les inversions o béns d’immobilitzat  mentre s’amortitzin, més 4 anys de prescripció des de l’any que s’acabin d’amortitzar.

2. En el cas que es declarin bases imposables negatives en l’Impost sobre Societats, s’han de conservar tots els justificants comptables i documentals així com la declaració de l’Impost sobre societats,  des que es genera la BI negativa fins que es compensi en la seva totalitat, més els 4 anys de prescripció. L’Administració Tributaria té però el dret a comprovar  la documentació durant un període de 10 anys.

Tanmateix l’empresari  està obligat a acreditar la procedència i quantia de les BI negatives de la compensació que es vulgui realitzar,  ja que  des de la nova Llei de l’Impost sobre societats la capacitat de la inspecció de l’Administració Tributària no prescriu a efectes de la comprovació de les bases imposables negatives pendents de compensar.

Exemple: La documentació fiscal i comptable de l’any 2016 s’ha de conservar:

a) Fiscalment sí es una persona física: fins l’ 1 de juliol del 2021 (4 anys des de la presentació de l’última declaració de l’Impost sobre la renda del 2016 que serà el 30 de juny del 2017).

b) Fiscalment sí es una societat amb guanys: fins el 26 de juliol del 2021 (4 anys des de la presentació de l’última declaració de l’Impost sobre societats del 2016 que serà el 25 de juliol del 2017).

c) En els dos supòsits anteriors mercantilment: fins el 31 de desembre de 2022 (6 anys des de l’últim apunt comptable de l’any 2016).