¿Es suficiente conservar 4 años la documentación contable y fiscal?

A efectos fiscales la norma obliga a conservar los libros registro, facturas, justificantes  documentales, programas, archivos informáticos o cualquiera otro documento durante un periodo de 4 años, desde el día que acaba el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración (la renta el 30 de junio, el Iva del 4rt Trimestre el 30 de enero, ….) pero a efectos mercantiles según el Código de Comercio los libros y justificantes deben conservarse durante 6 años, a partir de los últimos movimientos contables del año.

Hay dos excepciones importantes:

1. Las facturas de las inversiones o bienes de inmovilizado  deben conservarse mientras se amorticen, añadiendo 4 años de prescripción(desde el año que se acaben de amortizar)

2. En el supuesto de que se declaren bases imponibles negativas en el Impuesto sobre Sociedades, deben conservarse todos los justificantes contables y documentales. También la declaración del Impuesto sobre sociedades, desde que se genera la BI negativa hasta que se compense en su totalidad, más los 4 años de prescripción. La Administración Tributaría tiene derecho a comprobar la documentación durante un periodo de 10 años.

Así mismo el empresario está obligado a acreditar la procedencia y cuantía de las BI negativas de la compensación que se quiera realizar, puesto que desde la nueva Ley del Impuesto sobre sociedades la capacidad de la inspección de la Administración Tributaria no prescribe a efectos de la comprobación de las bases imponibles negativas pendientes de compensar.

Ejemplo: La documentación fiscal y contable del año 2016 se tiene que conservar:

a) Fiscalmente sí es una persona física: hasta el 1 de julio de 2021 (4 años desde la presentación de la última declaración del Impuesto sobre la renta del 2016 que será el 30 de junio del 2017).

b) Fiscalmente sí es una sociedad con beneficios: hasta el 26 de julio de 2021 (4 años desde la presentación de la última declaración del Impuesto sobre sociedades del 2016 que será el 25 de julio del 2017).

c) En ambos casos mercantilmente: hasta el 31 de diciembre de 2022 (6 años desde el último apunte contable del año 2016).